Contrato de Tratamento de Dados

Este Contrato de Tratamento de Dados Pessoais integra os Termos de Uso do DOCTOR SYSTEM e é celebrado entre o Cliente (clínica, consultório ou profissional), na qualidade de Controlador, e ON DIGITAL - SEU NEGÓCIO ONLINE LTDA (“ON DIGITAL”), inscrita no CNPJ sob o nº 37.380.013/0001-43, com sede na Rua Espírito Santo, 505, 8º andar, Centro, Belo Horizonte/MG, CEP 30160-927, na qualidade de Operadora.

Seu objeto é regular o tratamento de dados pessoais de pacientes e de outras pessoas registradas pelo Cliente na plataforma, realizado pela Operadora em nome do Controlador, conforme a LGPD. Em caso de conflito com os Termos de Uso, prevalece este Contrato no que se refere à proteção de dados.

• Natureza: armazenamento, organização, consulta, transmissão, cópia de segurança e demais operações necessárias à prestação do serviço.
• Finalidade: exclusivamente viabilizar o uso da plataforma pelo Controlador.
• Titulares: pacientes, seus responsáveis legais e contatos, e outras pessoas registradas pelo Controlador.
• Dados: identificação e contato; dados de saúde (prontuário, prescrições, exames, imagens e teleconsultas); conversas de mensagens; dados financeiros e fiscais do atendimento.
• Duração: enquanto vigorarem os Termos de Uso, mais o período de devolução e eliminação previsto na cláusula 11.

A Operadora tratará os dados somente conforme as instruções documentadas do Controlador. Consideram-se instruções estes documentos e as configurações e comandos que o Controlador realiza na plataforma. A Operadora informará o Controlador se considerar que uma instrução viola a lei, podendo deixar de cumpri-la. A Operadora não usará os dados para finalidades próprias, não os venderá e não os usará para treinar modelos de inteligência artificial. Os provedores de inteligência artificial são contratados em modalidade empresarial, cujos termos publicados preveem que os dados enviados não são usados, por padrão, para treinar os seus modelos.

Somente pessoas autorizadas e sujeitas a dever de confidencialidade terão acesso aos dados, e apenas quando necessário para suporte, manutenção, segurança ou cumprimento de obrigação legal. O acesso da equipe de suporte à conta do Controlador é registrado.

O Controlador autoriza a Operadora a contratar os suboperadores listados na página Fornecedores e Terceiros de Tratamento de Dados. A Operadora impõe a cada suboperador obrigações de proteção de dados equivalentes às deste Contrato e responde perante o Controlador pelo seu cumprimento.

A inclusão ou substituição de suboperador será informada com pelo menos 30 dias de antecedência, pela página de Fornecedores e Terceiros de Tratamento de Dados e por e-mail ou aviso no sistema. O Controlador poderá se opor por motivo razoável ligado à proteção de dados; não havendo solução, poderá encerrar o contrato sem multa. Em situação de urgência de segurança ou continuidade do serviço, a substituição poderá ocorrer antes, com comunicação imediata.

A Operadora mantém medidas técnicas e administrativas adequadas (art. 46 da LGPD), incluindo:

• hospedagem principal no Brasil (São Paulo) e comunicação criptografada;
• isolamento lógico dos dados de cada Controlador e controle de acesso por perfil;
• verificação em duas etapas disponível e registros de auditoria;
• cópias de segurança diárias guardadas por 35 dias, com cópia criptografada;
• prontuário sem exclusão, com retificações arquivadas e motivadas;
• gravação de sessão, quando ativada, com texto integralmente mascarado;
• inteligência artificial condicionada a confirmação humana, com desligamento imediato disponível.

A Operadora comunicará ao Controlador, sem demora injustificada e em até 48 horas depois de tomar conhecimento, qualquer incidente de segurança que envolva os dados tratados em seu nome, informando, na medida do possível: a natureza dos dados e os titulares afetados; as medidas técnicas de segurança utilizadas; os riscos relacionados; e as medidas adotadas ou propostas para reverter ou reduzir os efeitos. A Operadora cooperará com o Controlador nas comunicações à ANPD e aos titulares previstas no art. 48 da LGPD e na regulamentação da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 15/2024, que fixa para o Controlador o prazo de 3 dias úteis).

A Operadora mantém procedimento de resposta a incidentes e registro formal de todos os incidentes, inclusive os que não precisem ser comunicados, com data e circunstâncias, dados e titulares envolvidos, avaliação de risco, providências de contenção e mitigação e a fundamentação sobre a comunicação, guardado por no mínimo 5 anos. O registro relativo aos dados do Controlador será disponibilizado a ele mediante solicitação.

A plataforma oferece meios para o Controlador consultar, corrigir e exportar dados. Se a Operadora receber diretamente um pedido de titular, o encaminhará ao Controlador em até 2 dias úteis, sem respondê-lo no mérito, e prestará o apoio razoável para que o Controlador atenda o pedido no prazo legal.

A Operadora fornecerá as informações razoavelmente necessárias para o Controlador elaborar relatório de impacto à proteção de dados (art. 38 da LGPD) e responder a solicitações da ANPD ou de outras autoridades.

10.1. Os dados principais da plataforma e as respectivas cópias de segurança são armazenados no Brasil, ressalvado o tratamento realizado por suboperadores ou terceiros necessários à prestação de funcionalidades específicas.

10.2. Sempre que houver transferência internacional de dados pessoais, a Operadora verificará se a operação está amparada por uma hipótese legal de tratamento prevista nos arts. 7º ou 11 da LGPD e por mecanismo válido de transferência internacional previsto no art. 33 da LGPD e na regulamentação da ANPD.

10.3. Quando o destinatário estiver localizado em país ou organismo internacional reconhecido pela ANPD como dotado de nível adequado de proteção, a transferência poderá ser realizada com fundamento na respectiva decisão de adequação.

10.4. Na ausência de decisão de adequação aplicável, a Operadora adotará, conforme o caso, as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD, integralmente e sem alteração de seu conteúdo obrigatório, ou outro mecanismo legalmente admitido para a respectiva operação.

10.5. A Operadora manterá documentação capaz de demonstrar o mecanismo utilizado em cada transferência internacional relevante e disponibilizará ao Controlador as informações razoavelmente necessárias para demonstração de conformidade.

10.6. As informações sobre os principais fornecedores, países de tratamento e natureza das operações realizadas no exterior serão mantidas atualizadas em página própria de transparência (Fornecedores e Terceiros de Tratamento de Dados).

Durante todo o contrato, o Controlador pode exportar os seus dados pela plataforma. Encerrado o contrato, os dados permanecerão disponíveis para exportação por 90 dias. Depois desse prazo, a Operadora eliminará os dados, inclusive das cópias de segurança, que expiram no ciclo de 35 dias, salvo quando a lei exigir ou permitir a sua conservação pela Operadora (art. 16 da LGPD). A pedido do Controlador feito dentro desse prazo, os dados poderão ser devolvidos em formato eletrônico estruturado, em vez de apenas exportados.

A guarda do prontuário pelo prazo legal (no mínimo 20 anos a partir do último registro, Lei nº 13.787/2018, art. 6º) é obrigação do Controlador, que deve exportá-lo antes do fim do prazo acima. A Operadora não tem obrigação de hospedar gratuitamente o prontuário durante o prazo legal de guarda após o encerramento; a guarda estendida pela plataforma, se houver interesse, depende de contratação específica.

A Operadora disponibilizará as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste Contrato, de preferência por relatórios, questionários e documentação. O Controlador poderá realizar auditoria no máximo uma vez por ano, com aviso de 30 dias, em horário comercial, às suas custas, por profissional sujeito a sigilo, sem acesso a dados de outros clientes e sem comprometer a segurança da plataforma. Auditorias adicionais poderão ocorrer após incidente relevante ou por exigência de autoridade.

Cada parte responde pelo cumprimento das suas obrigações nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD. Este Contrato vigora enquanto houver tratamento de dados em nome do Controlador, e as obrigações de confidencialidade e segurança continuam após o seu término. As limitações de responsabilidade dos Termos de Uso aplicam-se a este Contrato, sem excluir ou limitar responsabilidade que, por norma de ordem pública (incluindo a LGPD perante os titulares), não possa ser excluída ou limitada. Se alguma disposição for considerada inválida ou inaplicável, será reduzida ao limite permitido em lei, e as demais continuarão válidas. Aplicam-se a lei e o foro previstos nos Termos de Uso, com as mesmas ressalvas.

Encarregado da Operadora: Gabriel Porto, por meio do endereço eletrônico dpo@doctoriasystem.com.br.