Política de Privacidade

O DOCTOR SYSTEM (doctoriasystem.com.br) é uma plataforma de gestão para clínicas e consultórios da área da saúde, oferecida por ON DIGITAL - SEU NEGÓCIO ONLINE LTDA (“ON DIGITAL”), inscrita no CNPJ sob o nº 37.380.013/0001-43, com sede na Rua Espírito Santo, 505, 8º andar, Centro, Belo Horizonte/MG, CEP 30160-927.

Esta Política explica como tratamos dados pessoais, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD), de:

• visitantes do site;
• profissionais, secretárias e demais usuários que acessam o sistema em nome de uma clínica ou consultório (“Usuários”);
• pacientes e demais pessoas cujos dados são registrados no sistema pelas clínicas (“Pacientes”).

Dados de pacientes. A clínica ou o profissional que contrata o DOCTOR SYSTEM é o controlador dos dados dos seus pacientes: é quem decide quais dados coletar, para quê e por quanto tempo. A ON DIGITAL atua como operadora (art. 5º, VII, e art. 39 da LGPD) e trata esses dados somente para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica, nos termos do Contrato de Tratamento de Dados. Pedidos de pacientes sobre os próprios dados devem ser feitos diretamente à clínica; se chegarem até nós, nós os encaminharemos à clínica responsável e avisaremos o solicitante.

Dados de Usuários e visitantes. A ON DIGITAL é a controladora dos dados de cadastro e de conta dos Usuários, dos dados de faturamento, dos dados de uso e segurança da plataforma e dos dados dos visitantes do site (cookies e pixel).

Como controladora:

• Cadastro e conta: nome, e-mail, telefone, CPF ou CNPJ, profissão e registro profissional quando informados, perfil de acesso e dados da clínica.
• Faturamento: dados de cobrança da assinatura e dos créditos de inteligência artificial. Os dados completos de cartão são tratados diretamente pelo provedor de pagamentos.
• Uso e segurança: registros de acesso (data, hora e endereço IP), ações realizadas no sistema, dados técnicos do dispositivo e do navegador e registros de auditoria.
• Gravação de sessão: quando ativada, registramos a navegação dentro do sistema para suporte e correção de falhas, com todo o texto e todos os campos mascarados (substituídos por asteriscos) e sem imagens, áudio ou vídeo de prontuário.
• Suporte: mensagens e informações trocadas com a nossa equipe.
• Assistentes do sistema: o histórico das conversas do Usuário com o Doctor IA fica guardado na conta dele. Da assistente de voz e da Kaká, guardamos a duração e o consumo de créditos e, na voz, o registro das ações pedidas à assistente (com o resultado); o áudio não passa pelos nossos servidores; na voz, os dados da agenda que a assistente consulta saem do sistema para o provedor de voz (ver item 5).
• Visitantes do site: dados de navegação e, apenas se você aceitar os cookies, dados de medição de uso e de campanhas, inclusive a origem da visita (por exemplo, o anúncio ou link de onde você veio), que acompanha o seu cadastro, se você se cadastrar (ver item 11). Sem cookies e sem aceite, há só a contagem de visitas da hospedagem (página visitada, origem da visita e dados técnicos, sem identificar você).

Como operadora, em nome da clínica:

• dados de identificação e contato dos pacientes (nome, CPF, data de nascimento, telefone, e-mail, endereço, convênio);
• dados de saúde, que são dados pessoais sensíveis (art. 5º, II, da LGPD): prontuário, anamnese, evoluções, prescrições, exames, imagens, fotografias clínicas, odontograma, medidas faciais, documentos, teleconsultas e, quando o profissional usa o recurso, a gravação de áudio da consulta e a sua transcrição;
• conversas de WhatsApp entre a clínica e os pacientes, inclusive as respostas do assistente virtual, quando a clínica o ativa;
• mensagens dos grupos de WhatsApp que a clínica escolhe acompanhar (canal por QR Code), inclusive de participantes que não são pacientes;
• agenda, orçamentos, pagamentos, notas fiscais e guias de convênio.

A análise facial é feita no próprio navegador: a fotografia não é enviada aos nossos servidores, apenas as medidas numéricas que o profissional decide salvar.

Alguns recursos usam inteligência artificial para sugerir textos, resumos, respostas e ações. Eles funcionam como apoio e não substituem o julgamento do profissional. Ficam disponíveis no sistema e só são usados quando um Usuário os aciona, com uma exceção: o assistente virtual do WhatsApp, que só funciona depois que a clínica o cria e o ativa. Dentro do sistema, ações que produzem efeito (por exemplo, marcar, remarcar ou cancelar um horário, ligar ou desligar um assistente, ou registrar algo no prontuário) só acontecem com confirmação de uma pessoa. A exceção são as respostas do assistente virtual do WhatsApp, descritas abaixo. A ON DIGITAL mantém um mecanismo de desligamento imediato (“kill switch”) para interromper o uso de inteligência artificial em caso de falha ou risco.

• Assistente de voz: o Usuário conversa por voz com a assistente do sistema. A voz vai do navegador direto ao provedor de voz, sem passar pelos nossos servidores. Para explicar o uso do sistema, ela não recebe dados da clínica. Quando o administrador ou a secretária pede para consultar a agenda, buscar um paciente ou marcar, remarcar ou cancelar um horário, a assistente recebe e fala os dados mínimos para isso (por exemplo, o nome completo e o número de cadastro do paciente, o tipo, a situação, o dia e o horário do atendimento, os totais da agenda e o motivo do cancelamento, quando informado). Nada muda na agenda sem a confirmação da pessoa, na tela ou dizendo “sim” depois de a assistente ler a ação. A assistente não pede CPF, telefone nem diagnóstico, e cada conversa dura no máximo 10 minutos.
• Kaká (guia em vídeo): avatar em vídeo que explica o uso do sistema. Recebe a voz do Usuário, o seu primeiro nome, o seu papel na clínica e as perguntas; não usa a câmera, não recebe dados de pacientes e não altera nada no sistema. O convite pode aparecer sozinho uma vez, no computador; a conversa só começa quando o Usuário aceita.
• Doctor IA: assistente em conversa escrita do sistema. Recebe a mensagem do Usuário e o histórico recente da conversa, com CPF, telefone e e-mail mascarados, e o resultado das consultas que faz na conta (por exemplo, os números do dia da agenda e os dados dos assistentes da clínica). Cria e edita assistentes e treinamentos quando o Usuário pede, inclusive as instruções de um assistente que já está atendendo; ligar ou desligar o atendimento de um assistente, trocar o nível ou arquivar só acontece depois do clique em Confirmar.
• Assistente virtual do WhatsApp: quando a clínica o cria e o ativa, ele responde diretamente aos pacientes no WhatsApp da clínica, sem revisão prévia de uma pessoa. Assume as conversas em que ninguém da equipe escreveu nas últimas 24 horas, inclusive de pacientes que já falaram com a clínica antes, e passa a conversa para a equipe quando uma regra da clínica manda, quando faltam créditos e, com as opções padrão, quando o paciente pede para falar com uma pessoa ou quando chega áudio, imagem, documento ou vídeo. Basta alguém da equipe escrever na conversa para assumi-la. Para devolver a conversa ao assistente, a equipe usa o comando configurado pela clínica; o paciente recebe só a mensagem que a clínica escolheu, nunca o comando. As mensagens do paciente e o histórico recente da conversa vão ao provedor de inteligência artificial do modelo escolhido pela clínica. A clínica, como controladora, é responsável por ativar e configurar o assistente (o que ele pode responder, as instruções e os treinamentos), por acompanhar as conversas e por informar os seus pacientes, e pode desativá-lo a qualquer momento.
• Rascunho da evolução: as notas do profissional vão ao provedor de inteligência artificial com o nome do paciente, como está no cadastro, trocado por “Paciente” e com CPF, telefone e e-mail mascarados, sem histórico do paciente. O rascunho volta para o editor e só entra no prontuário quando o profissional o revisa e salva; a evolução salva fica marcada como feita com apoio de inteligência artificial.
• Gravar consulta: o profissional pode gravar o áudio da consulta para gerar o rascunho da evolução. Antes de gravar, a tela lembra o profissional de avisar o paciente; informar o paciente e, quando exigido, obter o seu consentimento é responsabilidade da clínica, que é a controladora. O áudio fica no armazenamento da plataforma no Brasil, é transcrito por serviço de transcrição no Brasil e é apagado automaticamente depois do prazo escolhido pela clínica (7 dias por padrão, no máximo 30). A transcrição fica guardada com os registros do paciente; o texto transcrito vai ao provedor de inteligência artificial com o nome do paciente mascarado como está no cadastro e com CPF, telefone e e-mail mascarados, inclusive quando falados, e o rascunho segue a mesma regra de revisão do item anterior.
• Créditos: esses recursos podem consumir créditos de inteligência artificial da clínica (pelo tempo de voz, de conversa com a Kaká e de áudio gravado; por rascunho; por mensagem do Doctor IA; por resposta do assistente do WhatsApp). O consumo fica registrado na conta da clínica.

Os provedores de voz, de vídeo e de inteligência artificial tratam os dados fora do Brasil (ver item 7 e a página Fornecedores e Terceiros de Tratamento de Dados); a transcrição do áudio da consulta é feita no Brasil.

Para cada tarefa, enviamos aos provedores de inteligência artificial apenas os dados necessários, por meio de suas interfaces empresariais. Os termos empresariais publicados por esses provedores preveem que os dados enviados por essas interfaces não são usados, por padrão, para treinar os seus modelos e são guardados por prazo limitado, em regra para prevenção de abuso. Não tomamos decisões baseadas unicamente em tratamento automatizado que afetem os interesses do titular; se isso vier a ocorrer, será assegurado o direito de revisão previsto no art. 20 da LGPD.

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados somente:

• com os fornecedores que nos ajudam a prestar o serviço (subprocessadores), listados publicamente na página Fornecedores e Terceiros de Tratamento de Dados, contratados com obrigações de confidencialidade e segurança;
• com serviços que a própria clínica decide conectar (por exemplo, WhatsApp, recebimentos, prescrição, assinatura eletrônica, agenda do Google e teleconsulta);
• com autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou ordem judicial;
• em caso de reorganização societária, com a empresa sucessora, que ficará sujeita a esta Política.

Integração com o Google Agenda: quando o consultório conecta sua conta Google, o Doctor System consulta a lista de agendas dessa conta e lê e grava eventos somente na agenda escolhida pelo consultório (por padrão, a principal), para manter a agenda do sistema e a do Google sincronizadas. Esses dados não são vendidos, não são usados para publicidade e não são compartilhados com terceiros. O uso de informações recebidas das APIs do Google segue a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. O consultório pode desconectar a qualquer momento, e os dados sincronizados deixam de ser atualizados.

Os dados da plataforma, inclusive os dados de saúde, são armazenados na Amazon Web Services, na região de São Paulo (Brasil). As cópias de segurança, criptografadas e guardadas por 35 dias, também ficam em São Paulo.

Alguns fornecedores e terceiros utilizados na prestação dos serviços poderão tratar dados pessoais fora do Brasil, conforme indicado na página Fornecedores e Terceiros de Tratamento de Dados.

Toda transferência internacional de dados pessoais realizada pela ON DIGITAL deverá estar amparada, cumulativamente, por hipótese legal de tratamento aplicável e por mecanismo válido de transferência internacional previsto no art. 33 da LGPD e na regulamentação da ANPD.

Para destinatários localizados na União Europeia e nos países abrangidos pela decisão de adequação vigente da ANPD, a transferência poderá ser realizada com fundamento nessa decisão de adequação.

Para destinatários não abrangidos por decisão de adequação, a ON DIGITAL utilizará, conforme aplicável ao caso concreto, as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD ou outro mecanismo válido previsto no art. 33 da LGPD.

As transferências serão limitadas aos dados necessários para a finalidade correspondente e estarão sujeitas às medidas técnicas, administrativas e contratuais adequadas ao risco da operação.

Terminado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo quando a lei permitir ou exigir a sua conservação (art. 16 da LGPD). A ON DIGITAL não assume a obrigação de manter, gratuitamente, a hospedagem do prontuário durante o prazo legal de guarda depois do encerramento do contrato.

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados (art. 46 da LGPD), entre elas:

• armazenamento em infraestrutura no Brasil, com comunicação criptografada (HTTPS);
• isolamento dos dados de cada clínica e controle de acesso por perfil;
• verificação em duas etapas disponível no login;
• registros de auditoria das ações relevantes;
• cópias de segurança diárias, guardadas por 35 dias, com cópia criptografada;
• prontuário sem exclusão, com histórico de retificações;
• gravação de sessão com texto 100% mascarado;
• ações da inteligência artificial dentro do sistema só com confirmação humana (as respostas do assistente virtual do WhatsApp, quando a clínica o ativa, são a exceção descrita no item 5) e desligamento imediato pela plataforma.

Nenhum sistema é totalmente imune a riscos, mas trabalhamos continuamente para reduzi-los.

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor, observados os segredos comercial e industrial;
• eliminação dos dados tratados com base no consentimento, salvo nas hipóteses de conservação do art. 16;
• informação sobre as entidades com as quais os dados foram compartilhados;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• revogação do consentimento.

Você também pode se opor a tratamento feito com base em outra hipótese legal, em caso de descumprimento da lei, pedir a revisão de decisões automatizadas (art. 20) e apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Como exercer: envie um e-mail para dpo@doctoriasystem.com.br. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade. Prazos de resposta, nos termos da LGPD:

• confirmação da existência de tratamento ou acesso aos dados em formato simplificado: imediatamente (art. 19, I);
• declaração clara e completa (origem dos dados, critérios utilizados e finalidade do tratamento): em até 15 dias, contados do pedido (art. 19, II);
• demais pedidos (correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamento, revogação de consentimento e oposição): em prazo razoável, conforme a complexidade do pedido e a regulamentação da ANPD. Se não pudermos atender de imediato, informaremos os motivos (art. 18, § 4º).

Pacientes devem dirigir o pedido à clínica em que são atendidos, que é a controladora dos seus dados e responde pelo pedido. Se o pedido chegar à ON DIGITAL, nós o encaminharemos à clínica responsável, avisaremos o solicitante e apoiaremos a clínica na resposta. O direito de eliminação não alcança o prontuário durante o prazo legal de guarda.

• Necessários: mantêm a sessão de login, a segurança e as suas preferências (por exemplo, a sua escolha sobre cookies). Não dependem de consentimento.
• Contagem de visitas: para contar visitas às páginas públicas, usamos uma medição da hospedagem que não usa cookies nem identifica você. Ela não depende do aviso de cookies e nunca funciona na tela de login nem dentro do sistema.
• Medição de uso do sistema: registros próprios de uso das telas, para melhorar o produto, sem compartilhamento com redes de publicidade.
• Medição e marketing (Google Analytics e Meta Pixel): carregados somente nas páginas públicas do site e somente depois que você clica em “Aceitar” no aviso de cookies. Nunca são carregados na tela de login nem dentro do sistema. Sem aceite, esses scripts não são carregados.
• Eventos enviados pelo servidor: se você aceitou os cookies e cria uma conta, o nosso servidor informa à Meta (API de Conversões) e ao Google (Measurement Protocol) que o cadastro foi concluído, e à Meta quando ocorre o primeiro agendamento, para medir as campanhas. Vão apenas um identificador anônimo da conta e dados técnicos do navegador, sem nome, e-mail ou telefone e sem nenhum dado de paciente. Sem aceite, nada é enviado; se você revogar o consentimento, deixamos de enviar os eventos seguintes.

Você pode mudar ou revogar a sua escolha a qualquer momento pelo link “Preferências de cookies”, no rodapé das páginas do site e destas páginas jurídicas, que reabre o aviso de cookies. Ao recusar, a medição de uso e de campanhas é desligada e a origem da visita guardada no seu navegador é apagada; a contagem de visitas sem cookies continua, porque não depende dessa escolha. Você também pode escrever para dpo@doctoriasystem.com.br.

O sistema é destinado a profissionais e clínicas e não deve ser usado por menores de 18 anos como Usuários. Dados de pacientes crianças e adolescentes são registrados pela clínica, que é responsável por tratá-los no seu melhor interesse e com as bases legais aplicáveis, incluindo o consentimento de pelo menos um dos pais ou do responsável legal quando exigido (art. 14 da LGPD).

Se ocorrer um incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a ON DIGITAL adotará as medidas para conter e reduzir os seus efeitos e, quando for a controladora, comunicará a ANPD e os titulares afetados nos termos do art. 48 da LGPD e da regulamentação da ANPD. Quando o incidente envolver dados de pacientes, avisaremos a clínica controladora sem demora injustificada, para que ela faça as comunicações cabíveis, com todo o nosso apoio.

Todo incidente de segurança, mesmo o que não precise ser comunicado, é objeto de registro formal, com a descrição do ocorrido, a avaliação de risco aos titulares, as providências adotadas e a decisão fundamentada sobre a comunicação, guardado por no mínimo 5 anos (Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 10). Quando formos a controladora e o incidente puder acarretar risco ou dano relevante, a comunicação à ANPD e aos titulares será feita no prazo da regulamentação (3 dias úteis, arts. 6º e 9º da mesma Resolução).

A ON DIGITAL designou formalmente Gabriel Porto como Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, nos termos do art. 41 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 18/2024.

O Encarregado atua como canal de comunicação entre a ON DIGITAL, os titulares de dados pessoais e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados — ANPD, com autonomia técnica para o exercício de suas atribuições.

Canal de contato do Encarregado: dpo@doctoriasystem.com.br.

Dúvidas de natureza operacional ou relacionadas ao uso da plataforma deverão ser encaminhadas para suporte@doctoriasystem.com.br.

Esta Política pode ser atualizada. A data da última atualização aparece no topo da página. Mudanças relevantes serão comunicadas aos Usuários por e-mail ou dentro do sistema antes de entrarem em vigor.