Termos de Uso

Estes Termos de Uso regulam o uso do DOCTOR SYSTEM, plataforma oferecida por ON DIGITAL - SEU NEGÓCIO ONLINE LTDA (“ON DIGITAL”), inscrita no CNPJ sob o nº 37.380.013/0001-43, com sede na Rua Espírito Santo, 505, 8º andar, Centro, Belo Horizonte/MG, CEP 30160-927, pela clínica, consultório ou profissional que a contrata (“Cliente”) e pelas pessoas que o Cliente autoriza a acessá-la (“Usuários”).

Ao criar a conta ou usar a plataforma, o Cliente declara ter lido e aceito estes Termos, a Política de Privacidade e o Contrato de Tratamento de Dados, que fazem parte destes Termos. Quem aceita em nome de uma pessoa jurídica declara ter poderes para isso. Se não concordar, não utilize a plataforma.

O DOCTOR SYSTEM é um serviço destinado a profissionais e empresas da área da saúde, para uso na sua atividade profissional.

O DOCTOR SYSTEM é um sistema de gestão em nuvem que pode incluir agenda, cadastro de pacientes, prontuário, financeiro, mensagens e atendimento por WhatsApp, CRM, teleconsulta, prescrição, assinatura de documentos, notas fiscais e recursos de inteligência artificial, conforme o plano contratado. As funcionalidades podem ser melhoradas, alteradas ou substituídas ao longo do tempo, sem redução essencial do serviço contratado.

Alguns recursos dependem de serviços de terceiros e só funcionam se o Cliente os ativar e, quando for o caso, mantiver conta própria junto ao respectivo fornecedor, sujeitando-se também às regras desse fornecedor.

Prontuário eletrônico. A plataforma registra o prontuário com identificação do usuário, histórico de retificações e registros de auditoria, mas não possui, nesta data, a certificação de Sistema de Registro Eletrônico em Saúde (S-RES) da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) no nível NGS2. A eliminação de prontuários em papel e a digitalização de documentos obedecem a requisitos próprios (Lei nº 13.787/2018 e Resolução CFM nº 1.821/2007, entre eles assinatura com certificado ICP-Brasil) e são decisão e responsabilidade do Cliente.

• O Cliente deve fornecer informações verdadeiras e mantê-las atualizadas.
• Login e senha são pessoais e intransferíveis. Cada Usuário deve ter o próprio acesso; recomendamos ativar a verificação em duas etapas.
• O administrador da conta é responsável por criar e remover Usuários, definir as suas permissões e revogar o acesso de quem deixar a equipe.
• O Cliente responde pelos atos praticados com os acessos da sua conta e deve avisar imediatamente suporte@doctoriasystem.com.br em caso de suspeita de uso indevido.

O Cliente é o controlador dos dados dos seus pacientes e responde por eles perante os pacientes, os conselhos profissionais e as autoridades. Cabe ao Cliente, entre outras obrigações:

• ter base legal para cada tratamento e informar os pacientes sobre o uso dos seus dados, inclusive por aviso de privacidade próprio;
• obter os consentimentos exigidos, inclusive para o envio de mensagens por WhatsApp, lembretes e comunicações;
• preservar o sigilo profissional e cumprir as normas éticas e regulatórias da sua profissão (por exemplo, do Conselho Federal de Medicina ou de Odontologia), inclusive sobre prontuário, telessaúde, prescrição e publicidade;
• garantir a exatidão do que registra no sistema e a guarda do prontuário pelo prazo legal;
• conceder acesso apenas a quem precisa e pelo perfil adequado.

A ON DIGITAL trata esses dados como operadora, somente conforme as instruções do Cliente e nos termos do Contrato de Tratamento de Dados.

A conexão do número de WhatsApp do Cliente pode ser feita pela API oficial ou pela leitura de QR Code. A conexão por QR Code não é a API oficial do WhatsApp, não é oferecida nem endossada pela Meta, e o número conectado dessa forma fica sujeito às regras e a restrições, suspensões ou bloqueios aplicados pelo próprio WhatsApp, a qualquer tempo e sem aviso.

Bloqueios de número, indisponibilidades, limitações de envio e mudanças de política, de preço ou técnicas feitas pelos provedores dos canais (como a Meta/WhatsApp) estão fora do controle da ON DIGITAL, que não garante a continuidade desses canais. Para comunicações críticas, recomendamos a API oficial. O Cliente deve respeitar as políticas do WhatsApp, evitar envios em massa não solicitados e manter o consentimento dos pacientes para as mensagens.

• Os recursos de inteligência artificial são ferramentas de apoio. Não fazem diagnóstico, não prescrevem e não substituem o julgamento clínico do profissional.
• As respostas podem conter erros ou omissões. O profissional deve revisar todo conteúdo gerado antes de usá-lo em prontuário, documento ou comunicação com paciente, e é o responsável pela decisão final.
• Dentro do sistema, ações com efeito dos assistentes (por exemplo, marcar, remarcar ou cancelar horários, ligar ou desligar o atendimento de um assistente) só são executadas com confirmação humana. O Doctor IA cria e edita assistentes e treinamentos quando o Usuário pede na conversa, inclusive as instruções de um assistente que já está atendendo.
• Assistente virtual do WhatsApp. Quando o Cliente o cria e o ativa, ele responde diretamente aos pacientes, sem revisão prévia de uma pessoa, nas conversas em que ninguém da equipe escreveu nas últimas 24 horas, inclusive de pacientes antigos. O Cliente é responsável por ativá-lo, configurar o que ele responde, acompanhar as conversas e informar os pacientes, e pode assumir qualquer conversa ou desativar o assistente a qualquer momento.
• Gravar consulta. Antes de gravar uma consulta, o profissional deve informar o paciente e, quando exigido, obter o seu consentimento. O áudio é apagado automaticamente no prazo escolhido pelo Cliente (7 dias por padrão, no máximo 30); a transcrição fica com os registros do paciente.
• A ON DIGITAL pode suspender os recursos de inteligência artificial imediatamente em caso de falha ou risco.

O DOCTOR SYSTEM disponibiliza infraestrutura tecnológica de comunicação e registro para realização de serviços de telessaúde. A ON DIGITAL não pratica atos médicos, não realiza diagnósticos, não prescreve tratamentos e não substitui a atuação ou o julgamento dos profissionais de saúde.

Para as atividades sujeitas à regulamentação médica, a ON DIGITAL observará os requisitos regulatórios que lhe forem aplicáveis enquanto provedora da plataforma tecnológica, inclusive quanto ao registro da pessoa jurídica perante o Conselho Regional de Medicina competente e à manutenção de responsável técnico médico, quando exigíveis.

Compete ao profissional ou à clínica responsável pelo atendimento:

• a) obter e registrar o consentimento livre e esclarecido necessário ao atendimento à distância e ao tratamento dos respectivos dados;
• b) avaliar a adequação clínica da utilização da modalidade remota e determinar atendimento presencial sempre que necessário;
• c) registrar adequadamente o atendimento no prontuário;
• d) emitir prescrições, relatórios, atestados e demais documentos de acordo com a legislação e regulamentação profissional aplicáveis;
• e) manter sua inscrição profissional regular e cumprir as normas éticas e regulatórias do respectivo conselho; e
• f) conservar o prontuário e os registros decorrentes do atendimento durante os prazos legalmente aplicáveis.

A utilização da tecnologia fornecida pelo DOCTOR SYSTEM não transfere à ON DIGITAL a responsabilidade pelos atos clínicos ou pelas decisões profissionais praticadas pelo Cliente ou por seus usuários.

É proibido:

• usar a plataforma para fins ilícitos, fraudulentos ou contrários à ética profissional;
• inserir dados de terceiros sem base legal ou enviar mensagens não solicitadas em massa;
• tentar acessar dados de outras clínicas, burlar controles de segurança ou testar vulnerabilidades sem autorização por escrito;
• copiar, modificar, revender, sublicenciar ou fazer engenharia reversa da plataforma;
• sobrecarregar a plataforma ou usar robôs de forma não autorizada.

Empregamos esforços razoáveis para manter a plataforma disponível, com monitoramento contínuo e uma página pública de status. Poderá haver interrupções para manutenção, preferencialmente em horários de menor uso e com aviso prévio quando programadas, além de indisponibilidades causadas por terceiros, falhas de internet ou caso fortuito e força maior. Salvo acordo específico por escrito, não há garantia de nível de serviço (SLA). O suporte é prestado pelos canais informados no sistema e pelo e-mail suporte@doctoriasystem.com.br.

• Os planos, valores, periodicidade e condições são apresentados no momento da contratação. Pode haver plano gratuito ou período de teste, com as limitações informadas.
• A cobrança é recorrente e feita por provedor de pagamentos. Atrasos podem gerar a suspensão do acesso, após aviso.
• Recursos de inteligência artificial podem consumir créditos, cujo saldo e consumo ficam visíveis no sistema. Créditos consumidos não são reembolsáveis.
• Quanto cada recurso consome (pelo tempo de voz, de conversa com a Kaká e de áudio gravado; por rascunho; por mensagem do Doctor IA; por resposta do assistente do WhatsApp) aparece em Assinatura, em “Quanto custa cada coisa”, para o responsável pela conta. Sem saldo, o recurso cobrado não começa ou é encerrado, e o assistente do WhatsApp passa a conversa para a equipe. Podem ser concedidos créditos de cortesia, nas condições informadas no sistema.
• Recebimentos de pacientes são processados por instituição de pagamento na conta do próprio Cliente. A ON DIGITAL não é instituição financeira. Tarifas do provedor e eventual tarifa da plataforma são informadas antes da ativação.
• Reajustes de preço serão comunicados com pelo menos 30 dias de antecedência.

O Cliente pode encerrar a conta a qualquer momento, sem multa, com efeito ao fim do período já pago. A ON DIGITAL pode suspender ou encerrar o acesso em caso de falta de pagamento, violação destes Termos, risco à segurança da plataforma ou de terceiros, ou ordem de autoridade, com aviso prévio sempre que possível.

Em qualquer caso, o Cliente poderá exportar os seus dados durante o contrato e por 90 dias após o encerramento; depois desse prazo, os dados serão eliminados ou devolvidos nos termos do Contrato de Tratamento de Dados. Como controlador, o Cliente deve exportar e guardar o prontuário pelo prazo legal (no mínimo 20 anos a partir do último registro, Lei nº 13.787/2018, art. 6º). A ON DIGITAL não tem obrigação de manter, gratuitamente, a hospedagem do prontuário durante esse prazo após o encerramento; a guarda estendida pela plataforma, se houver interesse, depende de contratação específica.

A plataforma, a marca DOCTOR SYSTEM, o código, os layouts e os conteúdos pertencem à ON DIGITAL. O Cliente recebe uma licença de uso não exclusiva, intransferível e limitada ao período da contratação. Os dados inseridos pelo Cliente continuam sendo do Cliente.

As partes manterão sigilo sobre as informações confidenciais a que tiverem acesso em razão do uso da plataforma, inclusive após o encerramento, salvo obrigação legal ou ordem de autoridade.

• A ON DIGITAL não responde por decisões clínicas, financeiras ou legais tomadas pelo Cliente, nem pelo conteúdo que o Cliente insere na plataforma.
• A ON DIGITAL não responde por falhas de serviços de terceiros que o Cliente escolhe conectar, por bloqueios aplicados pelo WhatsApp ou por indisponibilidades fora do seu controle.
• Nenhuma das partes responde por lucros cessantes ou danos indiretos. A responsabilidade total da ON DIGITAL fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao fato.
• Essas limitações não se aplicam a casos de dolo ou culpa grave, nem afastam as responsabilidades previstas em lei perante os titulares de dados.
• Nada nesta cláusula exclui ou limita responsabilidade que, por norma de ordem pública, não possa ser excluída ou limitada, incluindo, quando aplicáveis, o Código de Defesa do Consumidor e a LGPD.
• Se alguma limitação for considerada inválida ou inaplicável, ela será reduzida ao limite permitido em lei, e as demais disposições destes Termos continuarão válidas.

Estes Termos podem ser alterados. Mudanças relevantes serão comunicadas por e-mail ou dentro do sistema com pelo menos 30 dias de antecedência. Se o Cliente não concordar, poderá encerrar a conta sem multa antes da entrada em vigor.

Comunicações serão feitas pelo e-mail cadastrado ou dentro do sistema. A tolerância com um descumprimento não significa renúncia. Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam válidas. Estes Termos são regidos pelas leis do Brasil. Fica eleito o foro da comarca de Belo Horizonte/MG para resolver eventuais conflitos, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, salvo quando a lei assegurar ao Cliente, de forma imperativa, foro diverso (por exemplo, o do domicílio do consumidor, se houver relação de consumo). A eventual invalidade desta eleição de foro não afeta as demais cláusulas.

Suporte: suporte@doctoriasystem.com.br. Proteção de dados: dpo@doctoriasystem.com.br.