A secretária pode atender o WhatsApp do consultório pelo computador?

O que as normas exigem quando a secretária atende o WhatsApp?

Nem a LGPD, nem o Código de Ética Médica, nem o Parecer CFM 14/2017 distinguem celular de computador. O que eles regulam é quem acessa a conversa e como a informação é protegida:

• Dado de saúde é sensível. A LGPD (art. 5º, II) classifica o dado referente à saúde como dado pessoal sensível. Exame, queixa e nome de procedimento enviados pelo paciente entram nessa categoria.
• Segurança no acesso. O art. 46 da LGPD manda adotar medidas técnicas e administrativas para proteger os dados de acessos não autorizados. O art. 47 estende o dever de segurança da informação a qualquer pessoa que intervenha em uma das fases do tratamento, mesmo depois do seu término. Quem lê e responde mensagens na recepção se enquadra nessa descrição.
• Sigilo da equipe. O Código de Ética Médica (Resolução CFM 2.217/2018) veda ao médico deixar de orientar seus auxiliares a respeitar o sigilo profissional e de zelar para que eles o mantenham (art. 78).
• Acesso ao prontuário. O mesmo código (art. 85) veda ao médico permitir o manuseio e o conhecimento dos prontuários por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional. Exame ou relato enviado pelo WhatsApp pode acabar na ficha do paciente; por isso, quem atende precisa estar orientado e comprometido com o sigilo da equipe.
• Conversa privativa. O Parecer CFM 14/2017 permite o uso do WhatsApp entre médicos e pacientes em caráter privativo, com as informações tratadas como confidenciais.

O parecer fala da comunicação do médico com o paciente. Por prudência, deixe com a secretária a parte administrativa (agendar, confirmar, remarcar, orientar sobre endereço e documentos) e encaminhe ao médico toda dúvida sobre sintomas, exames e tratamento. Dentistas e demais profissionais devem conferir a regra do próprio conselho.

Como organizar o atendimento pelo computador na prática?

Os cuidados abaixo são recomendação de gestão, não exigência literal das normas:

• Computador do consultório, com usuário próprio. Cada pessoa entra com a própria senha. Evite computador pessoal ou de uso compartilhado com outras atividades.
• Tela fora do alcance de terceiros. Posicione o monitor de modo que a sala de espera não leia as conversas e bloqueie a tela sempre que sair da mesa.
• Arquivos no lugar certo. Exame recebido vai para a ficha do paciente, não para a pasta de downloads nem para o e-mail pessoal.
• Conversa individual. Nada de grupo com pacientes nem de encaminhar mensagem de um paciente para outro contato.
• Entrada e saída da equipe. Oriente por escrito quem começa a atender e desconecte o acesso de quem deixa o consultório no mesmo dia.

Um sistema de gestão com o WhatsApp dentro dele ajuda a cumprir essa rotina, porque cada pessoa usa o próprio login e a conversa fica ligada à ficha do paciente. No Doctor System, o número do consultório é conectado por QR Code e as conversas ficam dentro do sistema; o perfil de secretária usa agenda, cadastro e atendimento, sem acesso aos valores financeiros. Esta é orientação de gestão, não parecer jurídico.

As formas de conexão e os limites de cada uma, o checklist do que avaliar e os erros mais comuns ao contratar estão no guia Software para clínica com WhatsApp: checklist para escolher.