Guarda de prontuário: por quanto tempo guardar e como proteger
A pergunta aparece de vários jeitos: "posso jogar fora as fichas antigas?", "o sistema guarda por quanto tempo?", "se eu trocar de software, perco o histórico?". Por trás de todas está a mesma dúvida: por quanto tempo o consultório precisa guardar o prontuário e de quem é essa responsabilidade.
A resposta curta está acima: no mínimo 20 anos depois do último registro, e guarda permanente, pelo CFM, para o prontuário arquivado eletronicamente. A resposta completa tem detalhes que mudam a rotina, como o que fazer com o papel depois de digitalizar, o que responder quando o paciente pede cópia e o que acontece com os dados quando você troca de sistema.
Este guia junta as três normas que resolvem quase tudo: a Lei 13.787/2018, a Resolução CFM 1.821/2007 e o Código de Ética Médica (Resolução CFM 2.217/2018), com a LGPD como pano de fundo.
O que diz a lei sobre o prazo de guarda do prontuário?
A Lei 13.787/2018 trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guardar o prontuário de paciente. O art. 6º é o que interessa aqui:
- Prazo mínimo de 20 anos, contados a partir do último registro, antes de eliminar prontuários em papel ou digitalizados (caput).
- Vale para qualquer formato: o § 5º estende a regra a todos os prontuários, inclusive os arquivados em microfilme, em meio óptico e os gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica.
- Alternativa à eliminação: em vez de descartar, o prontuário pode ser devolvido ao paciente (§ 2º).
- Sigilo no descarte: a eliminação precisa resguardar a intimidade do paciente e o sigilo das informações (§ 3º), e a destinação final de cada prontuário deve ficar registrada (§ 4º).
- Prazos diferentes podem vir por regulamento, considerando o uso em estudos e pesquisas e a necessidade legal ou probatória (§ 1º).
Repare no ponto de partida: os 20 anos não contam da primeira consulta, e sim do último registro. Um paciente que voltou ano passado tem o prazo do prontuário inteiro reiniciado.
E o CFM, o que acrescenta?
A Resolução CFM 1.821/2007, que aprova as normas técnicas do prontuário eletrônico, separa dois casos:
- Prontuário arquivado eletronicamente (em meio óptico, microfilmado ou digitalizado): guarda permanente, "considerando a evolução tecnológica" (art. 7º).
- Prontuário em papel que não foi arquivado eletronicamente: prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro (art. 8º).
A lei fixa o mínimo de 20 anos para todos os formatos; a resolução do CFM vai além e pede guarda permanente do que foi arquivado em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. Para o prontuário criado direto no sistema, o mais seguro é seguir a mesma lógica e não eliminar.
O Código de Ética Médica completa o quadro: o médico deve elaborar prontuário legível para cada paciente, em ordem cronológica, com data, hora, assinatura e número de registro no CRM (art. 87, § 1º), e o prontuário fica sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente (art. 87, § 2º).
Quanto tempo guardar cada tipo de prontuário?
| Situação do prontuário | Prazo de guarda | Base |
|---|---|---|
| Papel, nunca digitalizado | Mínimo de 20 anos a partir do último registro | Lei 13.787/2018, art. 6º; Resolução CFM 1.821/2007, art. 8º |
| Papel digitalizado conforme a lei | O papel pode ser eliminado após análise da comissão; a versão digital segue o mínimo de 20 anos da lei e a guarda permanente do CFM | Lei 13.787/2018, arts. 2º, 3º e 6º; Resolução CFM 1.821/2007, art. 7º |
| Criado diretamente no sistema | Mínimo de 20 anos pela lei; o mais seguro é não eliminar | Lei 13.787/2018, art. 6º, § 5º |
| Prontuário com valor histórico | Deve ser mantido, conforme a legislação de arquivos | Lei 13.787/2018, art. 3º, § 2º |
Posso jogar fora o papel depois de digitalizar?
Pode, mas não basta escanear. A Lei 13.787/2018 pede três coisas antes de eliminar o original:
- Digitalização que preserve o documento: integridade, autenticidade e confidencialidade, com todas as informações do original (art. 2º, caput e § 1º).
- Certificado digital: o processo usa certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º, § 2º).
- Análise de uma comissão: uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos confirma a integridade dos documentos digitais e libera a eliminação (art. 3º e § 1º).
O documento digitalizado nessas condições tem o mesmo valor probatório do original (art. 5º). E os meios de armazenamento precisam proteger o prontuário contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados (art. 4º).
Para o médico, a Resolução CFM 1.821/2007 também exige que o sistema atenda ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), com assinatura digital, para dispensar o registro em papel (arts. 3º e 5º).
Para um consultório pequeno, isso costuma ser trabalho demais para pouco ganho. Se as fichas antigas cabem num armário, guardá-las pelo prazo legal pode ser mais simples do que montar o processo de digitalização com comissão.
O paciente pode pedir para apagar o prontuário?
Não da forma como muita gente imagina. A LGPD dá ao titular o direito de pedir a eliminação de dados tratados com base no consentimento (art. 18, VI). O prontuário é tratado por outros motivos: a tutela da saúde e o cumprimento de obrigação legal (art. 11, II, alíneas "a" e "f"), e a lei autoriza conservar dados para cumprir obrigação legal ou regulatória (art. 16, I).
O que o paciente pode, sempre, é ter acesso. O art. 88 do Código de Ética Médica proíbe negar ao paciente acesso ao prontuário e cópia quando ele pedir, e a LGPD garante o acesso aos próprios dados (art. 18, II). Responda o pedido de eliminação por escrito, explique a base legal e ofereça a cópia.
Para terceiros, a regra é outra: o médico só libera cópias com ordem judicial, para a própria defesa ou com autorização escrita do paciente (art. 89).
O que fazer ao trocar de sistema ou encerrar a conta?
É aqui que muito consultório se perde. O prontuário está no sistema, mas a obrigação de guardá-lo é sua. Antes de cancelar qualquer sistema:
- Leia o que o contrato diz sobre o prazo para exportar e o que acontece com os dados depois do encerramento.
- Exporte tudo: cadastro, evoluções, anexos e documentos, num formato que você consiga abrir sem o sistema antigo.
- Confira a exportação abrindo alguns prontuários de pacientes antigos e recentes.
- Guarde a cópia em local protegido, com acesso restrito, pelo prazo legal.
- Leve o histórico para o sistema novo, quando ele aceitar importação, sem descartar a exportação original.
Checklist de guarda do prontuário
- Nenhum prontuário eliminado antes de 20 anos do último registro; prontuário eletrônico, de preferência sem descarte.
- Correção feita sem apagar: o registro errado é retirado com motivo e o histórico continua.
- Cada pessoa com login próprio e só o acesso que a função exige.
- Cópia de segurança automática e regular.
- Exportação completa testada pelo menos uma vez.
- Regra escrita para pedido de cópia do paciente e para pedido de terceiros.
- Fichas em papel em local fechado, com acesso controlado.
- Antes de trocar de sistema, exportação feita e conferida.
Como fazer isso no Doctor System
No prontuário eletrônico do Doctor System, o prontuário nunca é apagado: a entrada errada é retirada com motivo obrigatório e continua guardada, e o histórico de alterações do cadastro mostra o que mudou e quem alterou. A secretária usa agenda e cadastro, mas não lê as evoluções.
Os prontuários ficam guardados no Brasil, em São Paulo, com cópia de segurança diária guardada por 35 dias. O administrador principal exporta todos os dados em Configurações, Exportar dados, durante o contrato e por 90 dias depois do encerramento; depois desse prazo os dados são eliminados, por isso o prontuário exportado deve ser guardado pelo consultório pelo prazo legal.
Para as regras de LGPD em volta do prontuário, como consentimento, encarregado e incidentes, veja o guia Prontuário eletrônico e LGPD: o que o consultório precisa cumprir. Se quiser testar, crie a conta grátis, sem cartão de crédito.
Este texto resume normas para a gestão do consultório e não substitui orientação jurídica. Para um caso específico, como o fechamento da clínica ou um pedido judicial, consulte o jurídico ou o seu conselho profissional.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo o consultório precisa guardar o prontuário do paciente?
No mínimo 20 anos, contados do último registro, segundo o art. 6º da Lei 13.787/2018. A regra vale para o prontuário em papel, o digitalizado e o criado diretamente no sistema (§ 5º). Para o prontuário arquivado eletronicamente, a Resolução CFM 1.821/2007 (art. 7º) prevê guarda permanente, por isso o mais seguro é não eliminar.
Depois de digitalizar o prontuário em papel, posso jogar o papel fora?
Pode, desde que a digitalização siga a Lei 13.787/2018: o processo deve preservar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento e usar certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º). Antes de eliminar o original, uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos precisa analisar o caso (art. 3º). Prontuário de valor histórico deve ser mantido.
Quem é responsável pela guarda do prontuário?
Pelo Código de Ética Médica, o prontuário fica sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente (art. 87, § 2º). No consultório próprio, a responsabilidade é sua, mesmo quando o prontuário está em um sistema na internet: o fornecedor guarda os dados para você, mas a obrigação de manter o prontuário continua sendo do consultório.
O paciente pode pedir cópia do prontuário?
Pode. O art. 88 do Código de Ética Médica proíbe negar ao paciente, ou ao representante legal, acesso ao prontuário e cópia quando ele pedir, salvo quando isso causar risco a ele ou a terceiros. A LGPD também garante ao titular o acesso aos próprios dados (art. 18, II). Já para terceiros, a cópia só sai com ordem judicial, para a própria defesa do médico ou com autorização escrita do paciente (art. 89).
Dentistas e outros profissionais de saúde seguem o mesmo prazo de guarda?
A Lei 13.787/2018 fala em prontuário de paciente, sem limitar a regra a uma profissão. Cada conselho profissional pode ter normas próprias sobre o conteúdo e a guarda dos documentos, então confira a do seu conselho antes de eliminar qualquer registro. Na dúvida, guardar pelo prazo maior é a escolha mais segura.
No Doctor System: Veja o prontuário em linha do tempo do Doctor System.
