O que olhar antes de trocar de sistema?

Quem fica responsável pelo prontuário depois da troca?

A clínica. O Código de Ética Médica (Resolução CFM 2.217/2018, art. 87, § 2º) coloca o prontuário sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente, e a Resolução CFM 1.821/2007 repete a ideia; o art. 7º dela prevê guarda permanente para o prontuário arquivado em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. Na dúvida, não elimine. A Lei 13.787/2018 (art. 6º) fixa o mínimo de 20 anos a partir do último registro antes de eliminar um prontuário, inclusive o criado só em meio eletrônico (§ 5º). O prazo continua correndo quando você muda de fornecedor.

E os dados pessoais, como ficam na LGPD?

Pela Lei 13.709/2018, a clínica é a controladora e o fornecedor do sistema, em regra, é operador e segue as instruções dela (art. 5º, VI e VII, e art. 39). Ao fim do contrato, a lei manda eliminar os dados tratados, mas autoriza conservar o que for preciso para cumprir obrigação legal ou regulatória (art. 16, I), caso do prontuário. Por isso, pergunte ao fornecedor antigo por quanto tempo os dados ficam disponíveis depois do cancelamento.

O que conferir na prática antes de assinar com o novo sistema?

• Quais dados saem do sistema antigo (pacientes, prontuário, anexos, agenda futura, financeiro) e em que formato. Peça a resposta por escrito.
• Se você consegue abrir e ler os arquivos exportados, e não só recebê-los.
• Se o novo sistema recebe esses dados ou se o histórico fica em arquivo guardado à parte.
• Onde ficará a sua cópia própria, em pelo menos dois lugares.

O passo a passo completo, com cronograma de quatro semanas, está no guia Como trocar de sistema de clínica sem perder dados. Para comparar opções do mercado, veja a comparação de alternativas ao iClinic.