Prontuário eletrônico gratuito: o que existe e quais os limites

Você abriu o consultório, as contas já são muitas e a ficha de papel começa a atrapalhar. A busca por "prontuário eletrônico gratuito" é o passo natural: resolver o problema sem criar mais uma mensalidade.

A busca devolve de tudo. Sistema do governo, plano grátis de empresa privada, teste de poucos dias com cara de gratuito, programa para baixar e instalar, modelo de ficha em planilha. Tudo leva o mesmo rótulo, e cada um entrega uma coisa bem diferente.

Este guia separa os quatro tipos de prontuário gratuito que existem de verdade, mostra o limite de cada um e termina com dez perguntas para fazer antes de registrar o primeiro paciente. A ideia é simples: o prontuário pode ser de graça, mas a responsabilidade por ele continua sendo sua.

Existe prontuário eletrônico gratuito de verdade?

Existe, em quatro formatos. O rótulo é o mesmo, a proposta não.

1. Sistema público. O e-SUS PEC, do Ministério da Saúde, é distribuído sem custo para a rede pública.
2. Plano gratuito de sistema comercial. A empresa oferece uma versão sem cobrança e sem data para acabar, com algum limite de uso ou de módulos.
3. Teste grátis. O sistema completo fica liberado por um período. Depois, ou você paga, ou perde o acesso.
4. Código aberto. O programa é livre para baixar, instalar e modificar, como o OpenEMR. Você não paga licença, mas monta e mantém toda a estrutura.

Há ainda um quinto "gratuito" muito usado e que não é prontuário eletrônico: o arquivo de texto, a planilha ou a pasta na nuvem. Ele entra na comparação abaixo porque é o que muita gente usa hoje sem perceber o risco.

O e-SUS PEC serve para o consultório particular?

O Prontuário Eletrônico do Cidadão (PEC) faz parte da estratégia e-SUS APS, que o Ministério da Saúde define como a forma de reestruturar as informações da Atenção Primária à Saúde em nível nacional. A página oficial resume a proposta em uma frase: "Um software gratuito. Feito pelo SUS e para o SUS!".

O alcance é grande. Um estudo publicado na Revista de Saúde Pública em 2024 registra que o PEC passou de 8.930 unidades de saúde em 2017 para 26.091 em 2022. Se você atende também na rede pública, pode ser que já use.

O ponto é o desenho do sistema. O PEC foi pensado para o trabalho das equipes de Atenção Primária do SUS, e a própria página oficial trata a escolha da forma de instalação como uma decisão a ser tomada por quem implanta.

Para o consultório particular, isso levanta três pontos para conferir antes de adotar:

• O fluxo é o da Atenção Primária. Veja nos manuais oficiais se o sistema cobre as rotinas de que a clínica particular depende, como o controle de receita e o parcelamento.
• A estrutura é de quem instala. O programa é instalado e mantido por quem o adota. Fora de uma rede com equipe de tecnologia, servidor, atualização e cópia de segurança passam a ser tarefa sua.
• O material de apoio fala com o SUS. A documentação oficial é escrita para a estratégia e-SUS APS, não para a gestão de um consultório privado.

Nada disso é defeito. O PEC cumpre o papel para o qual foi criado. Só não é a resposta para a pergunta "qual sistema gratuito uso na minha clínica particular".

Quais são os limites de um plano gratuito?

O plano gratuito de um sistema comercial é o caminho mais comum para o consultório pequeno. A empresa cuida do servidor e você usa pelo navegador. O que varia, e muito, é onde está o limite. Vale procurar na página de planos de cada fornecedor por estes pontos:

• Quantidade. Limite de pacientes cadastrados, de atendimentos por mês ou de usuários. Um plano que aceita um único login obriga a equipe a compartilhar senha, e aí ninguém sabe quem abriu ou alterou o prontuário.
• Módulos. O prontuário é grátis, mas agenda, financeiro, modelos de documento ou assinatura digital ficam no plano pago.
• Exportação. Alguns sistemas só liberam a exportação completa dos dados para quem paga. É o limite mais sério, porque prende o seu arquivo.
• Suporte. Atendimento só por artigos de ajuda, sem contato humano.
• Segurança. Verificação em duas etapas, histórico de alterações e cópia de segurança podem não estar no plano de entrada.
• Continuidade. O que acontece com a conta se o plano gratuito for encerrado ou se você ficar meses sem entrar.

Leia também os termos de uso. Eles dizem quem pode acessar os dados, onde ficam guardados e se a empresa pode usar as informações para outra finalidade. A LGPD trata dado de saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II), e o consultório responde pelo que acontece com ele mesmo quando o tratamento é feito por um fornecedor: o art. 39 diz que o operador trata os dados segundo as instruções do controlador, e o art. 42 prevê a reparação dos danos causados por quem trata dados em violação à lei. Um contrato de tratamento de dados publicado pelo fornecedor é o mínimo.

E o teste grátis?

Teste grátis é ótimo para avaliar e ruim para depender. O erro clássico é cadastrar pacientes reais, registrar semanas de atendimento e descobrir no último dia que a exportação não existe ou é paga. Antes de começar o teste, pergunte por escrito: ao fim do período, consigo baixar tudo o que registrei?

E o código aberto?

No código aberto você não paga pelo programa, mas assume o trabalho que o fornecedor faria: contratar e configurar o servidor, aplicar atualizações de segurança, fazer e testar a cópia de segurança, controlar os acessos. O art. 46 da LGPD exige medidas de segurança técnicas e administrativas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda e alteração. Com sistema próprio, cumprir essa exigência depende só de você. Faz sentido para clínica que tem equipe de tecnologia; para o consultório de um profissional e uma secretária, o custo aparece em horas e em risco.

O prontuário gratuito cumpre a LGPD e as regras do CFM?

A lei não distingue sistema pago de sistema gratuito. As exigências são as mesmas:

• Proteção do armazenamento. A Lei 13.787/2018 determina que os meios de armazenamento protejam os documentos "do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados" (art. 4º).
• Guarda longa. A mesma lei fixa o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, e o § 5º do art. 6º estende a regra aos prontuários "gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica". A Resolução CFM 1.821/2007 vai além para um caso específico: estabelece guarda permanente para os prontuários "arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado" (art. 7º).
• Dispensa do papel. A Resolução CFM 1.821/2007 autoriza eliminar o registro em papel quando o sistema atende aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)" (art. 3º). O art. 5º explica que esse nível exige assinatura digital, com certificado no padrão ICP-Brasil. Com o nível 1, a resolução não autoriza eliminar o papel (art. 4º).
• Direitos do paciente. A LGPD assegura ao titular o acesso aos dados (art. 18, II) e a portabilidade a outro fornecedor, nos termos da regulamentação da autoridade nacional (art. 18, V). Se o sistema não exporta, você pode ficar sem ter como atender.

Repare no efeito prático do prazo de guarda. Um plano gratuito pode mudar em dois anos. A sua obrigação dura no mínimo vinte. Por isso a pergunta mais importante sobre qualquer prontuário grátis não é "quanto custa", e sim "como eu saio daqui levando tudo".

É também por isso que a planilha e o arquivo de texto não servem. Um arquivo no computador da recepção não registra quem alterou o quê e permite apagar uma evolução sem deixar rastro. Mesmo quando a pasta na nuvem guarda versões antigas, ela não foi feita para identificar o profissional em cada registro nem para limitar o acesso pela função de cada pessoa. Explicamos as regras de acesso, guarda e incidente em detalhe no guia sobre prontuário eletrônico e LGPD.

Dez perguntas antes de escolher um prontuário gratuito

Leve esta lista para a página de planos e para os termos de uso de cada opção. Se a resposta não estiver publicada, pergunte ao suporte e guarde a resposta por escrito.

1. O gratuito tem prazo para acabar ou é permanente?
2. Há limite de pacientes, de atendimentos ou de usuários?
3. Cada pessoa da equipe tem login próprio no plano gratuito?
4. O sistema registra quem criou e quem alterou cada anotação?
5. Dá para apagar um registro do prontuário? Se der, fica algum rastro?
6. Onde os dados ficam guardados e com que frequência é feita a cópia de segurança?
7. Consigo exportar todos os dados, a qualquer momento, sem pagar?
8. O que acontece com a conta e com os prontuários se o plano gratuito for encerrado?
9. O fornecedor publica política de privacidade e contrato de tratamento de dados?
10. O que fica fora do gratuito e de que eu vou precisar em seis meses: agenda, financeiro, assinatura digital?

Uma regra de bolso para ler as respostas: limite de módulo é aceitável, porque você contrata quando precisar. Limite de segurança ou de exportação não é, porque afeta justamente o que a lei exige de você.

Se quiser comparar opções com critérios que vão além do preço, o guia dos melhores sistemas para consultório médico mostra o que avaliar em agenda, prontuário e segurança.

Como fazer isso no Doctor System

O Doctor System é grátis para começar, sem cartão de crédito, sem período de teste e sem limite de pacientes. O prontuário fica em linha do tempo, com auditoria de quem alterou o quê, e nunca é apagado: um registro corrigido é arquivado com o motivo, e o histórico continua disponível.

Sobre as perguntas 3 a 7 e 9 da lista, o que o sistema publica é o seguinte. Os dados clínicos ficam guardados no Brasil, em São Paulo, com isolamento por consultório. A cópia de segurança é diária e cada uma é mantida por 35 dias. O login com verificação em duas etapas está disponível, e cada pessoa entra com o próprio acesso: o administrador vê tudo, e a secretária trabalha com agenda, cadastro e pacientes, sem ver os valores financeiros. O administrador principal pode exportar todos os dados do consultório, e a plataforma publica política de privacidade, termos de uso, contrato de tratamento de dados e lista de subprocessadores.

Além do prontuário, o sistema reúne agenda com lembretes, atendimento por WhatsApp, CRM de pacientes e controle de receita, e oferece assinatura digital ICP-Brasil. Veja cada tela no tutorial, conheça a apresentação do sistema ou crie a conta do consultório e confira você mesmo. Para as demais perguntas da lista, como o que entra no gratuito, vale o mesmo conselho dado para qualquer fornecedor: pergunte e guarde a resposta por escrito.

Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica para o caso concreto do seu consultório.