Prontuário eletrônico para psicólogos: regras do CFP em 2026

Muitos consultórios de psicologia ainda guardam o registro dos atendimentos em caderno ou em arquivos soltos no computador. Funciona até o dia em que o paciente pede cópia do prontuário ou o notebook quebra.

Passar para um sistema cria perguntas novas. O que o Conselho Federal de Psicologia (CFP) exige do registro? O paciente pode ler tudo? Onde ficam as anotações que não devem ser compartilhadas? Por quanto tempo guardar?

Este guia responde com base no texto das normas e traz uma tabela e uma lista de perguntas para conferir qualquer sistema. É conteúdo de gestão, não parecer jurídico: na dúvida, consulte o seu CRP.

O que o CFP exige do registro dos atendimentos?

A norma central é a Resolução CFP 001/2009, de 30 de março de 2009. Ela torna obrigatório o registro da prestação de serviços psicológicos e define, no art. 1º, § 1º, o registro documental, em papel ou informatizado, como sigiloso e voltado a retratar de forma sucinta o trabalho prestado, a evolução da atividade e os procedimentos técnico-científicos adotados. O manual do CFP cita a norma como atualizada pela Resolução CFP 05/2010. O § 2º manda mantê-lo permanentemente atualizado e organizado.

O art. 2º lista o que os registros devem contemplar. A tabela traduz cada inciso para o que você deve procurar na tela do sistema.

Outros pontos da mesma resolução que pesam na escolha:

• Serviço multiprofissional (art. 6º). O registro é feito em prontuário único, só com as informações necessárias ao objetivo do trabalho. O art. 12 do Código de Ética diz o mesmo sobre documentos de equipe.
• Fiscalização (art. 4º, § 2º). O registro fica em local que assegure sigilo e privacidade e à disposição dos Conselhos de Psicologia.

Em 2025, o CFP publicou o Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos. Ele não cria regra nova, mas mostra como o Conselho lê as resoluções. Três orientações interessam a quem usa sistema: transcrição literal da sessão não é evolução; o registro deve ser feito, sempre que possível, logo após o atendimento; e quem usa plataforma pronta deve verificar se o formato oferecido traz a estrutura mínima exigida, para não precisar fazer adequações diante de uma fiscalização.

Prontuário ou registro documental: qual é a diferença?

É a dúvida que mais confunde, e ela muda o que você escreve em cada lugar.

A consequência prática está no manual do CFP: se a profissional quiser registrar hipóteses diagnósticas, interpretações teórico-clínicas não compartilhadas durante o atendimento ou análises específicas de sintomas, a forma indicada não é o prontuário, e sim o registro documental.

Para o sistema, isso significa duas coisas. Primeiro, escreva o prontuário sabendo que o paciente pode pedir para ler. Segundo, pergunte ao fornecedor onde ficam as anotações reservadas e quem consegue abri-las. Se o sistema só tem um campo de evolução, visível a todos os perfis, o registro documental precisa de outro lugar seguro. Como o direito de acesso do titular previsto na LGPD (art. 18) convive com esse registro reservado é ponto para confirmar com o seu CRP.

O Código de Ética (Resolução CFP 010/2005) completa o quadro: o art. 9º impõe o sigilo profissional, e o art. 14 determina que o usuário seja informado, desde o início, sobre os meios de registro utilizados. O manual trata como boa prática contar ao paciente quais recursos você usa para registrar e para proteger o sigilo.

Por quanto tempo guardar e como descartar?

As duas resoluções falam em cinco anos. O art. 4º, § 1º, da Resolução 001/2009 fixa, para o registro documental, o mínimo de cinco anos, ampliável nos casos previstos em lei, por determinação judicial ou quando for necessário manter a guarda por mais tempo. O art. 15 da Resolução CFP 06/2019 repete o prazo para os documentos escritos e para o material que os fundamentou, em forma física ou digital, e divide a responsabilidade entre a psicóloga e a instituição.

A lei federal vai além. A Lei 13.787/2018, que trata do prontuário de paciente, só permite a eliminação depois de, no mínimo, 20 anos do último registro (art. 6º), regra que o § 5º estende aos prontuários gerados e mantidos em meio eletrônico. O § 1º admite prazos diferenciados fixados em regulamento.

Como o CFP junta as duas coisas? O manual de 2025 diz que o registro documental é guardado por cinco anos e que, nos estabelecimentos que prestam serviços em saúde, a Lei 13.787/2018 estende a guarda dos prontuários para 20 anos. Diz também que cinco anos não devem ser o parâmetro para crianças e adolescentes, porque há prazos legais que só começam a contar na maioridade. Se o seu consultório se enquadra como estabelecimento de saúde é ponto para confirmar com o CRP; na dúvida, adote o prazo maior.

Em termos práticos:

1. Planeje a guarda do prontuário pelo prazo mais longo e confirme o entendimento com o seu CRP.
2. Prefira sistema em que o prontuário não possa ser apagado por engano.
3. Leia, antes de contratar, as cláusulas sobre guarda e descarte dos dados. O manual orienta quem usa plataforma paga a verificar isso desde a adesão. Pergunte também o que acontece se você cancelar.
4. No descarte, depois do prazo, o manual orienta a eliminação definitiva dos arquivos digitais, sem cópias. A lei admite, como alternativa, devolver o prontuário ao paciente (art. 6º, § 2º).
5. Se você interromper o trabalho, o art. 15 do Código de Ética manda zelar pelo destino dos arquivos confidenciais. Ter como exportar tudo ajuda a cumprir isso.

A regra geral de guarda do prontuário de paciente está explicada no guia de prontuário eletrônico e LGPD.

Atendimento on-line, LGPD e inteligência artificial: o que muda no registro?

Atendimento on-line. A Resolução CFP 09/2024 regulamenta o exercício da psicologia mediado por tecnologias digitais e revogou as Resoluções 11/2018 e 04/2020. Segundo a orientação publicada pelo CRP-12, ela está em vigor desde 31 de agosto de 2024 e o cadastro na plataforma e-Psi deixou de ser necessário. O registro continua obrigatório em qualquer modalidade, e a mesma orientação afirma que o histórico de mensagens de aplicativos não constitui registro documental. A profissional deve informar ao cliente quais recursos tecnológicos usa para proteger o sigilo (art. 7º, parágrafo único).

LGPD. Dado de saúde é dado pessoal sensível (Lei 13.709/2018, art. 5º, II). O art. 46 pede medidas de segurança técnicas e administrativas contra acessos não autorizados, e o art. 18 dá ao titular o direito de acessar e corrigir os próprios dados. A Lei 13.787/2018 (art. 4º) acrescenta que o armazenamento digital deve proteger o prontuário de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. O manual do CFP recomenda senhas pessoais e intransferíveis nas máquinas, nos arquivos e nas plataformas.

Assinatura. Para documentos como relatório, laudo e parecer, o manual explica que a assinatura eletrônica com certificado ICP-Brasil tem validade jurídica e pode dispensar rubricas físicas. A Resolução 06/2019 (art. 16, § 1º) exige protocolo de entrega dos documentos, com assinatura de quem recebeu.

Inteligência artificial. O manual admite a IA como apoio para formatar, estruturar e organizar registros. O conteúdo de interpretação e conclusão é exclusivo da psicóloga, a responsabilidade não pode ser transferida a um software e informações sensíveis não devem ser inseridas em sistemas de IA sem respaldo legal ou ético. O guia de inteligência artificial no prontuário traz os cuidados gerais.

O que dizem os estudos indexados no PubMed?

O acesso do paciente ao próprio registro, que a norma brasileira assegura desde 2009, é estudado em outros países sob o nome de "open notes". Nenhum dos estudos abaixo é brasileiro; use como contexto, não como regra.

• Estados Unidos, 2021. Uma pesquisa on-line ouviu 168 pacientes e 80 profissionais de saúde mental. Só 29 dos 80 profissionais (36%) trabalhavam em organizações que davam ao paciente acesso eletrônico ao registro de saúde mental. Entre os 37 pacientes com acesso, 86% disseram entender melhor o que foi discutido no atendimento e 84% passaram a confiar mais no profissional. Entre os 29 profissionais, 72% relataram pedidos de alteração nas anotações e 55% disseram que pacientes relataram sofrimento significativo depois de acessar o registro (DOI, PubMed).
• Alemanha, 2024. Em um questionário nacional com 129 psicoterapeutas, 23,3% achavam que o acesso do paciente às anotações tornaria o atendimento mais eficiente. A maioria esperava mais perguntas (82,9%) e pedidos de alteração (72,9%). São expectativas dos profissionais, não resultados medidos (DOI, PubMed).
• Revisão de escopo, 2021. De 1.034 artigos triados, 31 trataram do compartilhamento digital de registros com pessoas atendidas em saúde mental. A maior parte usou método qualitativo ou questionário e foi publicada depois de 2018, nos Estados Unidos, o que mostra como a evidência ainda é recente (DOI, PubMed).
• Estados Unidos, 2023. Um levantamento com 2.619 psicólogos sobre o atendimento a distância no início da pandemia encontrou a preocupação com privacidade entre as cinco barreiras mais citadas (DOI, PubMed).

O que tirar disso para a gestão: escreva o prontuário em linguagem que o paciente consiga ler e defina como você recebe e registra pedidos de correção.

Quais perguntas levar para a demonstração do sistema?

Use esta lista com qualquer fornecedor e peça as respostas por escrito:

1. Onde registro a demanda, os objetivos, a evolução de cada atendimento e o encerramento?
2. Cada registro fica com data, hora e nome de quem escreveu? Se eu corrigir, o que acontece com o texto original?
3. Existe um lugar separado para anotações reservadas, que a recepção não abre?
4. O que o perfil da secretária enxerga da ficha do paciente?
5. Como gero uma cópia do prontuário quando o paciente pedir?
6. Onde ficam os dados? Há login em duas etapas e cópia de segurança diária?
7. O prontuário pode ser apagado? Por quanto tempo fica guardado se eu cancelar?
8. Como exporto tudo se eu trocar de sistema ou encerrar o consultório?
9. Há assinatura digital com certificado ICP-Brasil para os documentos que emito?
10. O sistema usa inteligência artificial? Em quê, e com quais dados?

Quem está começando e ainda avalia opções sem custo pode ler antes o guia de prontuário eletrônico gratuito.

Como fazer isso no Doctor System

O Doctor System é um sistema de gestão de consultório, usado por consultórios que atendem pacientes particulares. Não é um sistema especializado em psicologia. O que os recursos cobrem:

• Prontuário e guarda. Prontuário em linha do tempo, com auditoria de quem alterou o quê. O prontuário nunca é apagado: o registro corrigido é arquivado com o motivo. Há assinatura digital ICP-Brasil.
• Segurança. Prontuário e dados clínicos guardados no Brasil, em São Paulo, com login em duas etapas disponível e cópia de segurança diária, guardada por 35 dias.
• Acessos. Perfis distintos de administrador e de secretária; a secretária não vê valores financeiros. Só o administrador principal exporta todos os dados do consultório.
• Rotina. Agenda com lembretes de 24 horas e de 3 horas antes, com a mensagem pronta para o WhatsApp, atendimento por WhatsApp dentro do sistema e teleconsulta.

O que não consta nessa lista deve ser conferido antes de decidir: campos próprios para demanda, objetivos e encerramento, uma área separada para o registro documental e para os materiais de avaliação psicológica, e o que o perfil de secretária enxerga do prontuário. Os materiais do produto também não informam como é feito o descarte ao fim do prazo de guarda; pergunte ao suporte. Use as perguntas da seção anterior e, se a resposta não atender, mantenha as anotações reservadas fora do prontuário compartilhado.

O Doctor System é grátis para começar, sem cartão de crédito. Você pode criar a conta do consultório, ver cada tela no tutorial e conhecer o conjunto na página do sistema para consultório.