Prontuário em papel pode ser digitalizado e descartado?
O que a lei exige para descartar o papel?
A Lei 13.787/2018 permite destruir os originais em papel depois da digitalização (art. 3º), mas só com três cuidados:
- Cópia fiel e segura. A digitalização precisa garantir integridade, autenticidade e confidencialidade e reproduzir todas as informações do original (art. 2º, caput e § 1º).
- Certificado digital. O processo usa certificado da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º, § 2º).
- Comissão permanente. Antes da destruição, uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos confere a integridade dos arquivos digitais e autoriza a eliminação (art. 3º, § 1º). Documentos que ela identificar como de valor histórico são preservados (art. 3º, § 2º).
Cumpridas as regras, o documento digitalizado tem o mesmo valor probatório do original (art. 5º). Os arquivos ficam em sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, protegidos contra acesso, alteração e destruição não autorizados (art. 4º).
O que muda para médicos?
A Resolução CFM 1.821/2007 autoriza a digitalização com controle por sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que atenda ao nível de garantia de segurança 2 (NGS2) (art. 2º, § 2º). Com o nível 1 (NGS1) apenas, ela não autoriza eliminar o papel (art. 4º). Dentistas e outros profissionais seguem também as regras do próprio conselho.
E depois de digitalizado, por quanto tempo guardar?
O prazo continua contando. Pela Lei 13.787/2018, o prontuário digitalizado só pode ser eliminado depois de, no mínimo, 20 anos do último registro, ou devolvido ao paciente (art. 6º, caput e § 2º). A Resolução CFM 1.821/2007 prevê guarda permanente para o que foi arquivado em meio digitalizado (art. 7º).
Na prática: escanear e jogar fora, sem certificado e sem comissão, não basta. Se o consultório não tem como cumprir esses passos, mantenha o papel guardado. O guia Prontuário eletrônico e LGPD: o que o consultório precisa cumprir traz as demais regras e um checklist de 12 itens.
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Leia Prontuário eletrônico e LGPD: o que o consultório precisa cumprir, com todas as regras, a fonte de cada uma e um passo a passo.
No Doctor System: Veja o prontuário em linha do tempo do Doctor System.
