Programa para consultório médico: nuvem ou instalado no PC?

O computador da recepção não liga na segunda-feira de manhã. A agenda da semana, o cadastro dos pacientes e os prontuários estão todos nele. A pergunta que a secretária faz ao médico é a mesma que este guia responde: existe cópia disso em algum lugar?

Esse é o cenário típico do programa instalado sem rotina de cópia de segurança. O programa na nuvem tem o cenário equivalente: a internet cai no meio da tarde e ninguém consegue abrir a ficha do próximo paciente.

Os dois modelos funcionam e os dois têm um ponto fraco. Este guia compara nuvem e instalado em segurança, cópia de segurança e custo, mostra o que a lei exige em cada caso e termina com cinco perguntas para você decidir.

Qual a diferença entre programa na nuvem e programa instalado?

No programa instalado, o sistema e o banco de dados ficam em um computador ou servidor dentro do consultório. A equipe acessa pela rede interna. Quem cuida do equipamento, da atualização e da cópia de segurança é o próprio consultório, ou um técnico contratado por ele.

No programa na nuvem, o sistema roda nos servidores do fornecedor e a equipe acessa pelo navegador ou por aplicativo. A ANPD define serviço em nuvem como o fornecimento de serviços de computação, incluindo servidores, armazenamento, bancos de dados e software, pela internet. Servidor, atualização e cópia de segurança passam a ser tarefa do fornecedor.

Existe também o modelo misto: programa instalado que envia uma cópia para a nuvem, ou programa "na nuvem" que na prática é um servidor do consultório acessado de fora. O nome comercial ajuda pouco. Três perguntas mostram o modelo real:

• Onde fica o banco de dados com os prontuários?
• Quem faz a manutenção desse servidor?
• Se o computador da recepção queimar hoje, o que se perde?

Nuvem ou instalado: comparação em 9 critérios

Nenhuma coluna ganha em todas as linhas. A nuvem tira tarefas técnicas do consultório e cria dependência da internet e do fornecedor. O instalado dá controle e deixa todo o trabalho de proteção com o consultório.

O que a lei exige nos dois modelos?

A lei não manda usar nuvem nem programa instalado. Ela diz o que precisa ser protegido, e a obrigação é a mesma nos dois casos.

LGPD. O dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II). O art. 46 manda adotar "medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito". Perda acidental está na lista: ficar sem os prontuários porque o disco queimou também é um problema de proteção de dados. Contratar um fornecedor não transfere a responsabilidade: o consultório segue como controlador dos dados, o fornecedor os trata segundo as instruções recebidas, e cabe ao consultório verificar se elas são cumpridas (art. 39).

Lei 13.787/2018. Os meios de armazenamento de documentos digitais devem protegê-los "do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados" (art. 4º). O art. 6º só permite eliminar os prontuários em papel e os digitalizados depois de decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro. O programa escolhido hoje, portanto, guarda documentos que precisam continuar legíveis por décadas.

Resolução CFM nº 1.821/2007. Autoriza sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuários e só dispensa o papel quando o sistema atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige assinatura digital (arts. 3º a 5º). A resolução também prevê guarda permanente para os prontuários arquivados eletronicamente (art. 7º). Por isso, na dúvida sobre eliminar um prontuário antigo, não elimine e consulte o seu CRM. Não há, no texto, preferência por um modelo de hospedagem.

O que muda entre nuvem e instalado é quem executa cada medida, e não o que a lei pede. As regras completas estão no guia sobre prontuário eletrônico e LGPD.

Cópia de segurança: quem faz e como conferir?

Este é o critério em que os dois modelos mais se distanciam.

O guia de segurança da ANPD para agentes de tratamento de pequeno porte diz que as cópias devem ser "realizadas regularmente de forma completa e armazenadas em locais seguros e distintos dos dispositivos de armazenamento principais". Recomenda ainda que não sejam sincronizadas em tempo real, para não se perderem junto com os dados originais em um ataque que sequestra arquivos (ransomware). O documento é um guia de boas práticas, sem efeito vinculante.

A Cartilha de Segurança do CERT.br vai na mesma linha: ter pelo menos 2 cópias dos dados, em locais diferentes; preferir cópia automática, menos sujeita a erro e esquecimento; não deixar a mídia conectada o tempo todo; e acessar as cópias de tempos em tempos para ver se funcionam.

Se o programa é instalado

A rotina é sua. Um roteiro mínimo, montado a partir dessas duas fontes:

1. Cópia automática e completa do banco de dados, em frequência definida. Para quem atende todos os dias, nossa sugestão é cópia diária.
2. Duas cópias em locais diferentes, sendo uma fora do consultório.
3. Mídia externa conectada só na hora da cópia e guardada em local trancado.
4. Cópias protegidas por criptografia, porque contêm prontuários.
5. Teste de restauração periódico: abrir a cópia em outro computador e conferir um prontuário.
6. Uma pessoa responsável, com nome, e um substituto para as férias.

Se algum item não tem dono, a cópia de segurança existe só no papel.

Se o programa é na nuvem

Quem executa é o fornecedor. Você confere. Pergunte e guarde a resposta por escrito:

• Com que frequência a cópia é feita?
• Por quanto tempo cada cópia fica guardada?
• Em que país e região os dados e as cópias ficam?
• Consigo exportar todos os dados sozinho, sem depender do suporte?
• Se eu cancelar, por quanto tempo consigo retirar os dados?

A exportação periódica, guardada em local protegido, funciona como a segunda cópia que o CERT.br recomenda, sob o seu controle. Ela também é o que permite levar os prontuários se você trocar de sistema. Em programas sem custo, vale conferir esse ponto com atenção redobrada; o guia sobre prontuário eletrônico gratuito mostra os limites mais comuns.

Qual modelo é mais seguro?

Depende menos do modelo e mais de quem cuida dele. Um servidor local bem mantido pode ser seguro. O mesmo servidor, sem atualização e com senha compartilhada, deixa os dados expostos.

A pesquisa TIC Saúde 2024, do Cetic.br, dá uma ideia de como o setor se protege. Entre os estabelecimentos de saúde brasileiros que usaram a internet nos 12 meses anteriores, 88% tinham antivírus, 83% protegiam com senha o acesso ao sistema eletrônico, 60% usavam firewall e 22% usavam duplo fator de autenticação. Antivírus e senha aparecem na grande maioria. O duplo fator, que protege quando a senha vaza, aparece em menos de um quarto.

O guia da ANPD recomenda medidas que valem para os dois modelos:

• Conta individual. Sem compartilhamento de contas ou senhas entre funcionários.
• Menor privilégio. Cada pessoa acessa só o que precisa para trabalhar.
• Mais de um fator no login, de preferência, em sistemas com dados pessoais.
• Sistemas atualizados, com as correções de segurança instaladas, e antivírus ativo nos computadores.
• Contrato com o fornecedor de tecnologia com cláusulas de segurança da informação. Para a nuvem, o guia sugere acordo de nível de serviço que trate da segurança dos dados armazenados.

No programa instalado, as cinco linhas são tarefa do consultório. Na nuvem, atualização e proteção do servidor passam ao fornecedor. Conta individual, perfis de acesso e segundo fator continuam dependendo de a equipe usar os recursos que o sistema oferece.

Quanto custa cada modelo?

Comparar a mensalidade da nuvem com o preço da licença do instalado dá a resposta errada, porque as linhas de custo são diferentes. Monte a conta para o mesmo período, por exemplo cinco anos, com orçamentos reais:

Preencha as duas colunas e some. A última linha costuma ficar de fora e pesa: o tempo que a secretária ou o médico gasta com cópias e atualizações é tempo sem atender.

Há um custo que não entra na tabela: o de perder os dados. Estime quantos dias o consultório levaria para reconstruir agenda, cadastros e contas a receber sem cópia nenhuma, e use esse número para decidir quanto vale investir em proteção.

Como decidir em 5 perguntas

1. Alguém da equipe atende ou consulta a agenda fora do consultório? Se sim, a nuvem resolve sem configuração extra.
2. A internet do consultório cai com frequência e não há segunda opção? Se sim, resolva a conexão antes de ir para a nuvem, ou considere o instalado.
3. Existe alguém responsável, com nome, pela cópia de segurança e pelas atualizações? Se não, o instalado é um risco.
4. O fornecedor da nuvem informa por escrito onde ficam os dados, a frequência da cópia e como exportar tudo? Se não, procure outro fornecedor.
5. O consultório vai crescer, com mais salas, profissionais ou outro endereço? Se sim, a nuvem acompanha sem troca de servidor.

Se as respostas 3 e 4 forem "não" e "sim", como é comum em consultório pequeno sem técnico próprio, a nuvem tende a dar menos trabalho. O instalado faz sentido onde a internet é instável e existe alguém capacitado para cuidar do servidor. Definido o modelo, o passo seguinte é escolher os recursos: veja os módulos essenciais e opcionais de um sistema para clínica médica e o que muda no software para clínica pequena.

Como fazer isso no Doctor System

O Doctor System é um programa na nuvem, 100% web: abre no navegador do computador, do tablet e do celular, e pode ser instalado como aplicativo na tela inicial do iPhone e do Android. Não há servidor para manter no consultório.

Sobre local dos dados, cópia de segurança, exportação e acesso, as respostas são públicas. Os prontuários e dados clínicos ficam guardados no Brasil, em São Paulo. A cópia de segurança é diária e cada cópia fica guardada por 35 dias. O login com verificação em duas etapas está disponível. O administrador principal exporta todos os dados do consultório. Uma página pública de status mostra se o sistema está funcionando, e o contrato de tratamento de dados e a lista de subprocessadores estão publicados.

No acesso, cada pessoa tem o seu perfil: o administrador vê tudo, e a secretária usa agenda, cadastro e atendimento sem ver os valores financeiros. O prontuário registra quem alterou o quê e nunca é apagado: o registro corrigido fica arquivado com o motivo.

O sistema é grátis para começar, sem cartão de crédito. Veja a apresentação, confira cada tela no tutorial ou crie a conta do consultório e confira esses pontos na prática.

Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou de segurança da informação para o caso concreto do seu consultório.